Wir liefern 5 wichtige Antworten zu 5 häufig gestellten Fragen rund um die BahnCard!

Unser erster Blogeintrag zum Thema Bahncard, Bahnerstattungen und die Steuer hat eine Menge Resonanz hervorgerufen. Die BahnCard 100 ist und bleibt für Unternehmen attraktiv. Daher haben wir uns dazu entschieden, die häufigsten Fragen, zusammen mit unserem Experten, Steuerberater Patrick Findeis, noch einmal aufzugreifen.

5 Fragen, 5 Antworten und zwei Beispiele

Bei den Fragen, die uns gestellt wurden, waren es immer wieder diese 5 Fragen, um die herum noch Unklarheit herrscht. Im Interview mit Patrik Findeis haben wir uns also speziell diese Fragen zur „Brust genommen“ und versucht diese noch greifbarer zu machen.

Unser Interview hat folgende 5 Antworten und 2 Beispiele gebracht.

Frage 1: Stellen die Erstattungen Einkommen dar?

Die Erstattungen von der Bahn tragen Schadenersatzcharakter für immateriellen Schaden (z.B. frieren, schwitzen, warten, etc.) bzw. Persönliches Leid. Die Bahn spricht hier von Unannehmlichkeiten. „Diese Zahlungen stehen regelmäßig außerhalb des Steuerrechts. Insbesondere sind die Erstattungen keine Gegenleistung für Arbeitskraft.“, so Steuerberater Findeis.

Wie schon im ersten Blogbeitrag erwähnt, ist die 100% Erstattung wegen Nicht-Antritt der Fahrt immer eine Ausnahme. „Hier macht die Erstattung des Fahrpreises wohl den Betriebsausgabenabzug / Werbungskostenabzug rückgängig.“, sagt Findeis.

Frage 2: Ist die Erstattung eine „Annahme von Geschenken“?

Findeis schmunzelt etwas vor der Antwort. „Ein Geschenk ist eine freigebige Zuwendung des Schenkers an den Beschenkten zu Lasten des Vermögens des Schenker.“ erklärt Findeis.

Da der Reisende auf die Erstattungen der Bahn einen Anspruch hat, ist die Zahlung der Bahn nie freigebig, so Findeis. Also auch hier Entwarnung – der Reisende nimmt keine unerlaubten Geschenke an, wenn er seine ihm zustehende Rechtsposition durchsetzt.

Frage 3: Ist die BahnCard First 100 fürs pendeln absetzbar?

“Pro Kalenderjahr sind die steuerlich absetzbaren Kosten fürs pendeln grundsätzlich auf 4.500 € begrenzt”, so Steuerberater Findeis, “ und wie immer, gibt es dazu Ausnahmen”.

Die nachgewiesenen Kosten für öffentliche Verkehrsmittel können auch oberhalb von 4.500 € angesetzt werden. Auch greift die Deckelung nicht bei der Benutzung des Pkws. Die Kosten für die BahnCard First 100 sind damit, unter den weiteren Voraussetzungen für die Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, absetzbar.

Frage 4: Vorabend Anreise wegen schlechter Zugverbindung – was meint die Steuer dazu?

“Die Regelungen sind hier, zum Glück, ziemlich einfach. Wer beruflich veranlasst außerhalb der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte arbeitet, ist steuerlich auf Dienstreise.”, so Findeis und ergänzt “Die berufliche Veranlassung muss auf Nachfrage durch Belege nachweisbar sein”.

Wer also beruflich veranlasst am Vorabend anreist, um frisch und ausgeruht arbeiten zu können, der kann die dafür entstehenden Kosten nach Reisekostengrundsätzen in der Einkommensteuererklärung angeben. “Bei einer Anreise am Vorabend aus privaten Gründen, z.B. Besuch von Freunden, einer kulturellen Veranstaltung oder für einen Restaurantbesuch, haben die Kosten in der Einkommensteuererklärung nichts zu suchen.”, stellt Findeis abschließend klar.

Frage 5: Wie wird die Amortisation berechnet und dokumentiert?

„Am einfachsten mit einer klaren tabellarischen Aufstellung und der Gegenüberstellung der Kosten mit und ohne Bahncard gegen den Preis der Bahncard.“, erläutert Steuerberater Findeis.

„Genauso, wie bei jeder Investitionsprüfung – da ist die Steuer gerade heraus.“

Pro Zeile einen Eintrag, wohin die Reise voraussichtlich gehen wird, wie viel kostet das Flexticket mit und ohne Bahncard und die Differenz der Kosten (=Ersparnis) muss mindestens den Preis der Bahncard ausmachen.

„Am besten die Kalkulation ausdrucken, vom Mitarbeiter und vom Chef unterschreiben und an die zuständige Stelle, z.B. die Personalabteilung, schicken.“, meint Findeis und fügt hinzu: „eine Kopie für alle Fälle behalten“.

Ein kurzes Beispiel zu Frage 5

Mitarbeiter A ist Teamleiter bei der Bank in Frankfurt. Wöchentlich muss A einmal nach München, um über Projekte und weitere Themen mit seinem Chef zu sprechen. A wird 2020 ungefähr 40x nach München und zurückfahren. Für eine Bahncard 100 2. Klasse sähe die Berechnung so aus:

Flexpreis Hin- und Rückfahrt kostet rund 185 €. A fährt 40-mal von Frankfurt nach München und zurück.
Kosten: 185 € x 40 = 7.400 €.
Kosten Bahncard 100, 2. Klasse = 3.952 €.
Ersparnis: 3.448 € (7.400 € – 3.952 €)
=> Damit sind die Kosten für eine Bahncard günstiger als die 40 Einzelfahrten.

Ein weiteres Beispiel

A muss einmal im Monat von Berlin nach Hamburg. Urlaubsbedingt hat er pro Jahr 11 Fahrten zu absolvieren. Laut Reiseordnung der Firma kann A erste Klasse fahren. Die Berechnung sähe so aus:

Flexpreis Hin- und Rückfahrt kostet rund 250 €. A fährt 11-mal von Berlin nach Hamburg und zurück.
Kosten: 11 x 250 € = 2.750 €
Kosten Bahncard 100, 1. Klasse 6.685 € => Keine Ersparnis
Kosten Bahncard 50, 1. Klasse 463 € => 912 € Ersparnis (2.750 x 50% Rabatt – 463 €)
Kosten Bahncard 25 1. Klasse 112 € => 575 € Ersparnis (2.750 x 25% Rabatt – 112 €)
=> Damit sind die Kosten für eine Bahncard 50 oder 25 günstiger als die Einzelfahrten.

Auch wenn der Einsatz der Bahncard 100 im Unternehmen viele Fragen aufwirft, gerade in Hinblick auf die Besteuerung, ist sie dennoch eine gute und bewusste Alternative zum Dienstwagen.

Für diesen Blogbeitrag bedanken wir uns bei unserem refundrebel Experten Steuerberater Patrick Bernd Findeis für seine Anmerkungen.

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